Function vs Formula - very basic thing in Excel

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Function vs Formula

Summary

Microsoft Excel में, एक function एक पहले से बना हुआ formula है जो एक specific गणना करता है, जबकि एक formula एक expression है जो Excel को users द्वारा प्रदान किए गए values, references और operators का उपयोग करके गणना करने का निर्देश देता है।

Functions पहले से निर्धारित mathematical या logical operations हैं जो input arguments ले सकते हैं और उन inputs के आधार पर परिणाम उत्पन्न कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, SUM function का उपयोग cells की एक range को एक साथ जोड़ने के लिए किया जाता है, जबकि AVERAGE function का उपयोग cells की range के औसत value की गणना करने के लिए किया जाता है।

दूसरी ओर, Formulas, users द्वारा arithmetic operators, cell references और values का उपयोग करके custom गणना करने के लिए बनाए जाते हैं। उदाहरण के लिए, "=A1+B1" एक formula है जो cells A1 और B1 में values जोड़ता है।

Functions आमतौर पर formulas की तुलना में उपयोग करना आसान होता है क्योंकि वे पूर्व-निर्मित होते हैं और specific syntax और parameters होते हैं, जिससे वे अधिक users के अनुकूल होते हैं। हालाँकि, formulas अधिक लचीलेपन और अनुकूलन options प्रदान करते हैं, जिससे users अपनी specific आवश्यकताओं के अनुरूप जटिल गणनाएँ बना सकते हैं।

Function कैसे लिखें

Excel में function लिखना calculation करने और tasks को automate करने का एक शक्तिशाली तरीका है। Excel में functions पूर्वनिर्धारित formulas हैं जो specific calculations या actions करने के लिए design किए गए हैं। function के साथ, आप complex mathematical operations, logical evaluations, text manipulations और बहुत कुछ सरल कर सकते हैं। Excel में function लिखने और उपयोग करने के तरीके के बारे में यहाँ step-by-step guide दी गई है।

  1. Function के लिए cell का चयन करें

    सबसे पहले, तय करें कि आप function का result कहाँ दिखाना चाहते हैं। इसे active करने के लिए desired cell पर click करें। यह वह cell है जहाँ execution के बाद function का outcome display किया जाएगा।

  2. Equal Sign (=) से शुरू करें

    Excel में, सभी functions और formulas equal sign से शुरू होने चाहिए। यह Excel को बताता है कि आगे जो लिखा है वह plain text या number नहीं है, बल्कि एक formula या function है जिसका evaluation किया जाना है। इसलिए, selected cell में = type करके शुरू करें।

  3. Function का नाम enter करें

    Equal sign के बाद, उस function का नाम लिखें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं। Excel में कई built-in function हैं, जैसे SUM, AVERAGE, VLOOKUP, IF, आदि। जैसे ही आप type करना शुरू करेंगे, Excel आपके द्वारा अब तक टाइप किए गए function के आधार पर function सुझाएगा, जो आपको जल्दी से सही function खोजने में मदद कर सकता है।

    उदाहरण के लिए, numbers की एक range का total निकालने के लिए, आप SUM function का उपयोग करेंगे। =SUM type करके शुरू करें।

  4. Arguments Insert करें

    Function का नाम type करने के बाद, parentheses का एक set खोलें (. parentheses के अंदर, आपको arguments प्रदान करने की आवश्यकता है। arguments वे values या cell references हैं जिनके साथ function को काम करने की आवश्यकता होती है। ये function के आधार पर cell, specific numbers या text की एक range हो सकती है।

    उदाहरण के लिए, SUM function में, argument उन cells की range होगी जिन्हें आप एक साथ जोड़ना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप A1 से A10 तक के cell में values जोड़ना चाहते हैं, तो आप parentheses के अंदर A1:A10 type करेंगे। function इस तरह दिखेगा:

    =SUM(A1:A10)

    कुछ functions को कई arguments की आवश्यकता होती है, और उन्हें comma से अलग किया जाता है। उदाहरण के लिए, VLOOKUP function चार arguments लेता है: lookup value, table array, column index number, और exact या approximate match के लिए एक optional Boolean value।

    =VLOOKUP(B2, A1:C10, 3, FALSE)

    यहां, B2 lookup value है, A1:C10 table range है, 3 data प्राप्त करने के लिए column को indicate करता है, और FALSE exact match specifies करता है।

  5. Parentheses बंद करें

    आवश्यक arguments प्रदान करने के बाद, ) लिखकर parentheses बंद करें। यह Excel को बताता है कि आपने function का input प्रदान करना समाप्त कर दिया है।

  6. Enter दबाये

    संपूर्ण function और उसके arguments दर्ज करने के बाद, Enter दबाएँ। Excel result की calculation करेगा और उसे selected cell में प्रदर्शित करेगा।

  7. Excel के Insert function tool का उपयोग करना

    यदि आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि function कैसे लिखें, तो Excel एक built-in tool प्रदान करता है जिसे insert function button (Fx) कहा जाता है जो formula bar के बगल में स्थित है। इस button पर click करने से एक dialog box खुलता है जहाँ आप उस function को खोज सकते हैं और चुन सकते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। Excel आपको function के लिए आवश्यक प्रत्येक argument के बारे में मार्गदर्शन करेगा।

  8. Common Functions

    यहाँ कुछ सामान्य functions दिए गए हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:
    • SUM: numbers की एक range जोड़ता है। उदाहरण: =SUM(B1:B10)
    • AVERAGE: numbers की एक range का औसत ज्ञात करता है। उदाहरण: =AVERAGE(C1:C5)
    • IF: एक logical test करता है और यदि सत्य है तो एक value लौटाता है और यदि असत्य है तो दूसरा value लौटाता है। उदाहरण: =IF(A1>10, "Yes", "No")
    • COUNT: numbers वाले cells की संख्या गिनता है। उदाहरण: =COUNT(A1:A10)
    • CONCATENATE: multiple cells से text को combine करता है। उदाहरण: =CONCATENATE(A1, " ", B1)

Formula कैसे लिखें

Excel में formula लिखना calculation करने, data का analysis करने और कार्यों को automate करने के लिए एक fundamental skill है। Excel formula expressions हैं जो जोड़ (addition), घटाव (subtraction), गुणा(multiplication) और भाग(division) जैसे operations करते हैं, और उनमें cell references, functions और operators शामिल हो सकते हैं। Excel में formula लिखने और उनका उपयोग करने के तरीके के बारे में यहाँ एक विस्तृत guide दी गई है।

  1. Cell का चयन करें

    सबसे पहले उस cell को चुनें जहाँ आप अपने formula का परिणाम दिखाना चाहते हैं। इसे active cell के रूप में जाना जाता है। किसी cell पर click करने से वह data या formula स्वीकार करने के लिए तैयार हो जाएगा।

  2. Equal Sign (=) से शुरू करें

    Excel में सभी formulas equal sign से शुरू होने चाहिए। यह Excel को संकेत देता है कि आप कोई formula दर्ज कर रहे हैं, न कि कोई plain text या कोई number। equal के बिना, expression की गणना नहीं की जाएगी।

  3. Formula दर्ज करें

    = type करने के बाद, आवश्यक components को शामिल करके formula input करें। Formula में निम्न शामिल हो सकते हैं:
    • Cell references (उदाहरण के लिए, A1, B2:C10)
    • Mathematical operators (उदाहरण के लिए, +, -, *, /)
    • Number और constants (उदाहरण के लिए, 5, 10)
    • अधिक advance operations के लिए Function (उदाहरण के लिए, SUM, AVERAGE)

      Simple Formula का उदाहरण:

      Cell A1 और B1 में values जोड़ने के लिए, type करें:

      =A1 + B1

      Formula का परिणाम देखने के लिए type करने के बाद Enter दबाएँ।

  4. Cell References का उपयोग करें

    Excel formula के सबसे शक्तिशाली पहलुओं में से एक cell reference का उपयोग करने की उनकी क्षमता है। इसका मतलब है कि formula उन referenced cell में मौजूदा values का उपयोग करेगा, और यदि वे values बदलते हैं तो यह automatic रूप से update हो जाएगा।

    उदाहरण:

    Cell C1 और D1 में values को गुणा करने के लिए, type करें:

    =C1 * D1

  5. कई Operations को Combine करें

    Excel standard operator precedence का उपयोग करके single formula में कई operations को combine करने का समर्थन करता है। उदाहरण के लिए:

    =A1 + B1 * C1

    Excel operation के क्रम (PEMDAS/BODMAS) का पालन करता है, जहाँ जोड़ और घटाव से पहले गुणा और भाग किया जाता है। आप क्रम को नियंत्रित करने के लिए parentheses का उपयोग कर सकते हैं:

    =(A1 + B1) * C1

    यह सुनिश्चित करता है कि A1 और B1 को पहले जोड़ा जाए, और फिर परिणाम को C1 से गुणा किया जाए।

  6. Function शामिल करें

    Formula को बेहतर बनाने के लिए function को basic operations के साथ जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप A1 से A10 तक की range का योग करना चाहते हैं और फिर परिणाम को 2 से विभाजित करना चाहते हैं:

    =SUM(A1:A10) / 2

    यहां, SUM function A1 से A10 तक की range का योग गणना करता है, और परिणाम को 2 से विभाजित किया जाता है।

  7. Quick Replication के लिए AutoFill का उपयोग करें

    Excel की AutoFill सुविधा आपको किसी formula को आस-पास की cells में copy करने की अनुमति देती है। Formula को कई cells पर लागू करने के लिए बस fill handle (cell के निचले दाएँ कोने में एक छोटा square) पर click करें और उसे नीचे या उस पार खींचें।

  8. Relative vs. Absolution References

    Formula प्रभावी ढंग से लिखने के लिए relative और absolute references को समझना महत्वपूर्ण है:

    • Relative references (उदाहरण के लिए, A1) किसी अन्य cell में copy किए जाने पर अपनी स्थिति के आधार पर बदलते हैं।
    • Absolute references (उदाहरण के लिए, $A$1) copy किए जाने पर स्थिर रहते हैं। row, column या दोनों को lock करने के लिए $ symbol का उपयोग करें।

      उदाहरण:

      =$A$1 + B1

      इस formula में, यदि formula को कहीं और copy किया जाता है तो $A$1 नहीं बदलेगा, जबकि B1 नए स्थान के आधार पर adjust हो जाएगा।

Cell References

Excel में, worksheet में किसी specific cell या cells की range को refer करने के लिए cell references का उपयोग किया जाता है। जब आप किसी formula या function में cell reference का उपयोग करते हैं, तो referenced cell को ले जाने पर या यदि formula को किसी अन्य cell में copy किया जाता है, तो Excel automatic रूप से reference को update कर देगा।

Excel में तीन प्रकार के cell references होते हैं:

  1. Relative cell references: एक relative cell reference एक formula या function में इस्तेमाल किया जाने वाला default प्रकार का reference है। यह वर्तमान cell के relative एक cell को refer करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास cell C3 में एक formula है जो cell A1 को refer करता है, और आप उस formula को cell D4 में copy करते हैं, तो cell B2 को refer करने के लिए reference update हो जाएगा।
  2. Absolute cell references: एक absolute cell reference एक reference है जो हमेशा एक specific cell को refer करता है, भले ही formula को copy किया गया हो। यह reference को absolute बनाने के लिए "$" प्रतीक (symbol) का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास cell C3 में एक formula है जो cell $A$1 को refer करता है, और आप उस formula को cell D4 में copy करते हैं, तो reference अभी भी cell $A$1 को refer करेगा।
  3. Mixed cell references: एक mixed cell reference एक reference है जो relative और absolute references को मिलाता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास cell C3 में एक formula है जो cell $A1 को refer करता है, और आप उस formula को cell D4 में copy करते हैं, तो cell $A2 को refer करने के लिए reference update हो जाएगा।

आप cell या cells की range के लिए shorthand reference बनाने के लिए Excel में named ranges का भी उपयोग कर सकते हैं। यह formulas को पढ़ने और बनाए रखने में आसान बना सकता है, खासकर यदि आप बड़ी या जटिल worksheets के साथ काम कर रहे हैं।

Key Differences:

  • Formula: Users द्वारा लिखा गया custom expression।
  • Function: Excel द्वारा प्रदान की गई predefined calculation जिसका उपयोग formula के भीतर किया जा सकता है।

आप function को operator के साथ जोड़कर formula बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, =SUM(A1:A10) + B1 एक formula है जिसमें एक function (SUM) और एक operator (+) शामिल है।

Conclusion

संक्षेप में, Excel में **formula** calculations के लिए उपयोग किया जाने वाला user-defined expression है, जबकि **function** एक built-in tool है जिसे specific tasks को कुशलतापूर्वक करने के लिए design किया गया है। Complex operations को सरल बनाने के लिए formula के साथ function को शामिल कर सकते हैं। मुख्य अंतर यह है कि formula users द्वारा बनाए जाते हैं और उनमें operators, cell references और functions शामिल हो सकते हैं, जबकि function Excel द्वारा predefined होते हैं और सामान्य गणनाओं के लिए shortcut के रूप में काम करते हैं। Excel में data को संभालने के लिए दोनों ही आवश्यक tool हैं।

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